Par Dans la plupart des entreprises, la prise en charge des frais professionnels pose certains problèmes. Effectivement, il est parfois difficile de contrôler les notes de frais des collaborateurs. Les employeurs craignent toujours que les cadres supérieurs abusent de leurs fonctions pour gonfler les dépenses. Afin de responsabiliser ses employés, il convient d’utiliser des cartes de paiement.
Pourquoi utiliser des cartes de paiement pour le règlement des frais professionnels ?
Habituellement, les collaborateurs s’acquittent eux-mêmes de leurs frais professionnels. Ils doivent ensuite présenter des justificatifs à leurs employeurs pour obtenir un remboursement. Seulement, il est fréquent que certains employés peu consciencieux déclarent un montant bien supérieur à leurs dépenses réelles. Cela constitue un manque à gagner substantiel et peut affecter les marges de la compagnie.
Afin d’éviter ces cas, mais également pour simplifier le processus, de plus en plus de chefs d’entreprises donnent des cartes de paiement aux salariés. Ils sont crédités d’une certaine somme chaque mois. De cette façon, les heureux détenteurs de ces cartes peuvent s’acquitter des dépenses relatives à l’accomplissement de leurs missions.
Ces moyens de paiement sont liés à un portefeuille électronique que le dirigeant peut alimenter avec le compte bancaire de la compagnie. Toutes les transactions seront scrupuleusement enregistrées. Ainsi, les responsables peuvent facilement contrôler les mouvements de fonds. Toute falsification ou fraude devient impossible. De plus, certains systèmes ont été conçus pour l’envoi des notes de frais depuis un Smartphone. Alors, il n’est plus question d’accélérer le remboursement des frais professionnels, mais plutôt de recharger une carte prépayée.
L’utilisation des cartes de paiement : de nombreux avantages à la clé
Ce procédé favorise la digitalisation des notes de frais et facilite le travail des comptables. Effectivement, il suffira d’approvisionner un porte-monnaie électronique. Dans la plupart des enseignes, un unique compte est lié à toutes les cartes de paiement virtuelles et physiques utilisées par le personnel. Ainsi, il est bien plus simple de promouvoir une meilleure gestion des dépenses des salariés. Pour profiter de cette solution, les intéressés doivent uniquement consulter des agences qualifiées. Certaines entreprises spécialisées offrent tout un éventail d’options à leur clientèle. Le tarif demandé reste à la portée des PME et des TPE. Par ailleurs, les systèmes mis à disposition sont totalement sécurisés. De nombreuses formules sont aussi proposées pour simplifier la tenue de comptabilité ou optimiser la gestion financière de la compagnie. Ces réponses peuvent également être adoptées afin de faciliter les achats en ligne. Aujourd’hui, de plus en plus d’enseignes achètent des matières premières sur internet.
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