Par Dans le monde professionnel, la communication par email est essentielle et incontournable. Que vous soyez candidat à un emploi ou recruteur, il est crucial de maîtriser l’art de la rédaction d’un email professionnel, notamment pour confirmer sa disponibilité pour un entretien. Dans cet article, nous vous proposons un guide complet et détaillé pour vous aider à rédiger un mail de confirmation d’entretien, accompagné d’exemples et de modèles adaptés à différentes situations.
Les éléments essentiels d’un mail de confirmation d’entretien
Lorsque vous recevez une invitation à un entretien d’embauche par mail, il est important de répondre rapidement et de manière professionnelle pour confirmer votre présence à l’entretien. Voici les éléments essentiels à inclure dans votre réponse :
L’objet du mail
L’objet du mail doit être clair et concis, indiquant l’objectif de votre message. Par exemple, vous pouvez utiliser un objet tel que « Confirmation de ma présence pour l’entretien du [date] pour le poste de [intitulé du poste] ».
La formule d’appel
Adressez-vous au recruteur en utilisant une formule d’appel appropriée, telle que « Madame, Monsieur » ou « Cher(e) [prénom du recruteur] ». Si vous ne connaissez pas le nom du recruteur, optez pour « Madame, Monsieur ».
Le corps du mail
Le corps du mail doit inclure :
- Une brève présentation de vous-même (nom, prénom, et éventuellement le poste pour lequel vous candidatez)
- Une phrase pour confirmer votre disponibilité pour l’entretien à la date et à l’heure proposées, ou pour proposer d’autres disponibilités si vous ne pouvez pas vous rendre à l’entretien aux créneaux initialement proposés
- Un rappel des documents ou informations que vous apporterez à l’entretien, si nécessaire
- Une formule de politesse pour conclure le mail, telle que « Cordialement » ou « Bien cordialement »
L’adresse de réponse
Assurez-vous de répondre directement à l’email de l’entreprise qui vous a contacté(e), en utilisant la fonction « Répondre » de votre boîte mail. Cela facilitera le suivi de votre candidature et évitera les erreurs de communication.
Exemple de mail pour confirmer sa présence à un entretien
Voici un exemple de mail pour confirmer sa présence à un entretien :
Objet : Confirmation de ma présence pour l'entretien du [date] pour le poste de [intitulé du poste]Madame, Monsieur, Je vous remercie pour votre invitation à un entretien d'embauche le [date] à [heure] pour le poste de [intitulé du poste] au sein de votre entreprise. Je suis heureux(se) de vous confirmer ma présence à cette date. Je me tiens à votre disposition pour apporter toute information complémentaire ou document nécessaire lors de cet entretien. Dans l'attente de notre rencontre, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.[Votre prénom et nom]Adapter le mail en fonction de ses disponibilités
Si vous n’êtes pas disponible aux créneaux proposés pour l’entretien, il est important de le mentionner dans votre mail et de proposer d’autres disponibilités pour l’entretien. Voici un exemple de mail dans ce cas de figure :
Objet : Demande de modification de la date de l'entretien pour le poste de [intitulé du poste]Cher(e) [prénom du recruteur],Je vous remercie pour votre invitation à un entretien d'embauche le [date initiale] à [heure initiale] pour le poste de [intitulé du poste] au sein de votre entreprise. Malheureusement, je ne suis pas disponible à cette date et heure. Je souhaiterais vous proposer les dates et horaires suivants pour cet entretien :- [Date et heure alternative 1]- [Date et heure alternative 2]- [Date et heure alternative 3]Je m'excuse pour ce contretemps et espère que l'une de ces alternatives conviendra à votre emploi du temps. Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire et vous remercie par avance pour votre compréhension. Cordialement,[Votre prénom et nom]En conclusion, un mail de confirmation d’entretien doit être rédigé de manière professionnelle, en veillant à inclure tous les éléments essentiels évoqués ci-dessus. N’hésitez pas à vous inspirer de nos exemples pour confirmer votre disponibilité pour un entretien d’embauche et ainsi maximiser vos chances de réussite dans votre recherche d’emploi.
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