Par En entreprise, la réalisation des factures est généralement manuelle. Cependant, aujourd’hui et comme dans d’autres domaines, les nouvelles technologies ont également impacté ce secteur. En conséquence, les facturations peuvent désormais s’effectuer dans l’aisance la plus totale. La numérisation de cette tâche vient avec de nombreux avantages dont vous pouvez bénéficier, à condition de savoir choisir le logiciel adapté. Abordons davantage le sujet dans le corps de cet article.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation est un outil grâce auquel vous pouvez automatiser toutes les tâches relatives à la gestion des ventes. Il permet entre autres de gérer les devis, les factures, les données de la clientèle, les informations relatives aux articles et à l’encaissement. Certains logiciels de traitement intègrent des fonctionnalités qui permettent d’effectuer le suivi des paiements des clients et de gérer automatiquement les relances. Toutes les données qui transitent par un tel outil sont protégées et stockées sur un serveur web. C’est donc une solution dont l’objectif consiste à procurer une vue d’ensemble de toutes les transactions.
Comment choisir son logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation existent en grand nombre sur internet ce qui rend moins aisé le choix. Pour éviter toutes les tracasseries au moment d’opter pour la solution qui convient le mieux, il faut se baser sur des critères simples et très pratiques.
Choisir un logiciel de facturation prenant en charge la comptabilité de l’entreprise
Le premier critère de choix d’un logiciel de facturation consiste à savoir si la société désire s’occuper de la comptabilité elle-même. Dans l’éventualité qu’elle prenne en charge le processus, il faudra privilégier un logiciel tout-en-un. Celui-ci devra proposer des fonctionnalités de devis, de facturation et de comptabilité si vous avez une entreprise de petite taille. Celles qui se spécialiseront dans le commerce au détail devraient choisir un logiciel de caisse. L’outil de facturation recommandé pour les moyennes et grandes sociétés est censé proposer des fonctionnalités de gestion commerciale et de comptabilité. Si l’entreprise souhaite externaliser la gestion de sa comptabilité, un logiciel de facturation simpliste conviendra amplement. L’expert-comptable pourra alors remplir ses fonctions en se faisant aider de cet outil.
Opter pour un logiciel de facturation permettant de gagner du temps
Le marché propose des outils de facturation capables d’intégrer automatiquement des factures de vente. Grâce à ceux-ci, les données rassemblées dans le logiciel sont déversées dans la comptabilité sous forme d’écriture comptable. Cette fonctionnalité peut être automatisée dans l’outil. Cela pourra aussi être fait manuellement en créant un fichier à partir du logiciel de gestion des factures afin de l’exporter vers le logiciel de comptabilité. Il s’agit là d’une fonctionnalité offrant à l’entreprise un gain de temps considérable. Par la même occasion, elle réduit les risques d’erreur au moment de l’intégration des données comptables.
Privilégier un logiciel de facturation ergonomique
Le logiciel de facturation à choisir doit être facile à utiliser. En plus de proposer une interface simple, la navigation est censée y être très fluide. Ainsi, l’utilisateur du logiciel se sentira à l’aise. Pour être certain de bénéficier de tous ces critères d’ergonomie, testez d’abord le logiciel qui vous intéresse avant de l’acheter. Il vous suffira d’opter pour la version d’essai gratuite sur une période limitée. Malgré les restrictions qui lui seront imposées pendant l’essayage, l’utilisateur pourra quand même se faire un avis sur l’ergonomie de l’outil. La période de test offre aussi l’avantage de vérifier l’adéquation du logiciel avec les exigences de la société. Cela implique de réaliser un comparatif entre diverses alternatives de facturation afin de découvrir ce logiciel facturation qui répond le mieux aux besoins de l’entreprise.
Préférer un logiciel de facturation aux multiples possibilités de personnalisation
Vous devriez bénéficier de fonctionnalités de personnalisation dans votre logiciel de facturation. Il s’agit d’un meilleur moyen de procurer une certaine originalité à toutes les factures émises par votre entreprise. Au nombre des fonctions de personnalisation disponibles, nous pouvons citer :
- L’ajout du logo de l’entreprise ;
- La modification de la taille et de la police des caractères ;
- La mise en page de la facture avec des coloris et un filigrane aux couleurs de la société.
Il existe aussi des logiciels de facturation permettant d’enregistrer divers modèles de facture. Selon le statut du destinataire, vous pourrez alors l’adapter.
Choisir à tout prix un logiciel de facturation sécurisé
Lors du choix d’un logiciel de facturation en ligne, veillez à privilégier celui dont le prestataire offre une sécurité optimale aux données. Elles doivent être acheminées sur un espace sécurisé. Pour s’en assurer, il est primordial de recourir à un éditeur réputé. Menez également des enquêtes sur le lieu de stockage des serveurs du concepteur de votre logiciel. C’est là une précaution à ne pas négliger, car la situation géographique peut constituer un désavantage pour votre entreprise. Par exemple, lorsque les serveurs sont logés aux États-Unis, certaines lois officielles octroient aux autorités un accès libre à vos données. Elles pourront les consulter, même si l’entreprise est domiciliée en France.
En somme, un logiciel de facturation est un outil facilitant l’émission de factures et la gestion de la comptabilité d’une entreprise. Le choix de la meilleure solution prend en compte son ergonomie, ses options de personnalisation et sa capacité à compléter d’autres outils de comptabilité.
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