Par Pratique de plus en plus en vogue dans les entreprises bien qu’elle ne soit pas obligatoire, le lettrage comptable consiste à adosser un code unique à toutes les opérations de paiement qui concernent la même facture. Ce processus permet donc de gagner du temps et de la précision dans la gestion de votre trésorerie. Attention cependant à ne pas commettre les quelques erreurs courantes en lettrage comptable. Voici quelques conseils de base pour les identifier et les éviter.
Une erreur courante en lettrage comptable : les oublis
Une entreprise qui choisit de s’orienter vers la pratique du lettrage comptable peut le faire de deux manières. La première suppose d’opter pour le lettrage comptable manuel. Dans ce cas, c’est le comptable de la société qui se chargera d’affecter un même code aux opérations touchant la même facture. Il devra alors remplir cette mission compte par compte, ce qui pourrait se révéler extrêmement fastidieux… Et donc risqué.
C’est parce que ce type d’erreur s’inscrit naturellement dans la définition du lettrage manuel que des plateformes telles que CashOnTime proposent désormais de passer au lettrage automatique, au moyen d’un logiciel spécialisé. Ces softs sont programmés pour effectuer en un rien de temps le rapprochement des écritures concernées, sans en omettre aucune. Le comptable se trouve déchargé de cette tâche chronophage et stressante, et c’est l’ensemble de l’entreprise qui devient mieux protégée contre cette erreur courante et classique.
Comment éviter les erreurs de saisie en matière de lettrage comptable ?
Deuxième erreur la plus courante en matière de lettrage comptable, l’erreur de saisie. Plus le comptable d’une entreprise se trouve confronté à une opération répétitive, plus il y a de chance qu’il commette une faute de frappe au moment d’affecter un code. Cela peut aussi se traduire par une inversion de chiffres ou une mauvaise affectation de compte. Résultat, ces imprécisions devront ensuite être identifiées puis réparées, ce qui génère une regrettable perte de temps.
Là encore, le recours à un logiciel dédié peut se révéler salvateur pour éviter cette erreur courante en lettrage comptable. La reconnaissance automatique des données et le principe de l’appariement intelligent des informations contribueront à réduire le risque d’imprécision à peau de chagrin. De manière générale, opter pour une dématérialisation puis pour une intégration des factures dans un logiciel de lettrage se traduit souvent par un gain de productivité appréciable.
En finir avec le manque de rigueur dans le suivi des rapprochements d’écritures
Enfin, le travail manuel et répétitif de lettrage des comptes clients et des comptes fournisseurs engendre souvent une certaine négligence dans la vérification des montants et des justificatifs. Mais en automatisant ces processus, un logiciel efficace permet d’imposer un renseignement rigoureux des données et un rapprochement méticuleux de chaque écriture avec ses pièces de référence. Et ce avant chaque validation.
De plus, le système conserve une trace de tous les lettrages effectués. En conséquence, il devient possible de contrôler a posteriori la bonne application des procédures. Ainsi, gérer ses comptes d’entreprise dans un seul espace permet d’accéder en rien de temps à l’ensemble des indicateurs souhaités. Il s’agit là d’une grande force de l’automatisation. Et les collaborateurs, soulagés du travail de saisie, disposent de davantage de temps pour analyser les données.
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