Par Durant un évènement professionnel, il existe une grande variété d’activités contribuant au bon déroulement d’une entreprise. Parmi les plus courantes, figurent les séminaires d’entreprise qui ont lieu très régulièrement tout au long de l’année, quel que soit le secteur d’activité de la société.
Il s’agit d’un événement interne qui a lieu hors du milieu professionnel habituel et qui rassemble les collaborateurs de l’entreprise. L’organisation de séminaire se décline en plusieurs étapes, avant, pendant et même après l’événement.
La préparation d’un séminaire
La première chose à faire dans l’organisation d’un séminaire pour votre entreprise est de vous attarder sur certains points essentiels à la réussite de l’évènement et à son déroulement, pour cela vous pouvez vous faire accompagner par des entreprises comme Espace Pro 42. Ces éléments préparatoire peuvent de décliner en réponses à des questions clés :
Quel est l’objectif du séminaire ?
L’objectif peut être lié à la célébration d’un événement particulier, une distribution de récompenses aux collaborateurs, la mise en place d’une nouvelle stratégie ou encore au lancement d’un nouveau produit. En fonction de l’objectif, vous saurez exactement quel type de séminaire vous désirez mettre en place.
Quelle est la cible du séminaire ?
Il s’agit ici de déterminer principalement le type de message à passer et le public cible auquel il est destiné. Cela vous aide à prévoir exactement le nombre de participants au séminaire.
Quel est le budget alloué à ce séminaire ?
Chaque entreprise dispose d’un budget alloué à des activités événementielles. Il faudra tenir compte du budget pour définir les coûts liés au séminaire.
Une fois que vous avez répondu à ces diverses questions, il sera plus facile pour vous d’aborder des aspects plus pratiques de l’organisation comme le lieu idéal, la date et la durée du séminaire, le thème de l’évènement, les activités et animations à mettre en place, le planning des journées.
D’autres éléments comme la restauration, et éventuellement des goodies publicitaires, pourront également être abordés.
Assurer pendant le déroulement du séminaire
Une fois que le séminaire démarre, votre rôle principal consiste à vous assurer que l’ensemble des activités et animations prévues se déroulent comme il faut.
En amont, vous devez avoir préparé une feuille de route détaillant le programme du séminaire à remettre à chaque participant. Il faudra également veiller à ce qu’une bonne ambiance règne et que tout le monde puisse vraiment participer aux diverses activités prévues.
Il faudra également avoir prévu en amont les personnes responsables de la gestion de tout ce qui concerne la logistique et l’intendance.
De temps à autre, vous pouvez demander l’avis des participants sur le déroulement du séminaire pour être certain que tout le monde passe un bon moment.
Faire le bilan du séminaire
Le séminaire est désormais terminé. A cette étape, il faudra vous assurer que les objectifs précédemment définis quant au séminaire ont été atteints.
Pour cela, vous pouvez mettre en place un plan d’évaluation qui vous aide à définir si le séminaire a été une réussite ou pas. Ce plan d’évaluation vous permet également de relever les divers manquements pour connaître les améliorations à apporter aux prochains séminaires que vous allez organiser.
Vous pouvez mettre en place un formulaire de satisfaction sous forme papier ou en format numérique (sur Google Forms par exemple) pour permettre aux participants d’exprimer librement leurs impressions négatives ou positives.
C’est également le moment de penser à envoyer un mot de remerciement aux participants. Vous pouvez accompagner cette petite carte de photos et d’un compte-rendu de l’événement, n’hésitez pas à utiliser un correcteur d’orthographe pour vous assurer que tout soit parfait.
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